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Prima di entrare nel vivo delle soluzioni, proviamo e metterci nei panni del nostro interlocutore tipo.

In genere, non è un "tecnico", ovvero ricopre una di quelle funzioni aziendali alle quali non interessa conoscere come verrà risolto il problema: se con un database x o con il linguaggio y. E' consapevole che, in ogni caso la tecnologia serve, ed è per questo che nel portale presentiamo una sezione dedicata a questo argomento.

Quando ci viene chiesto: "di cosa vi occupate?" non nascondiamo che sintetizzare in una frase la nostra missione non è semplice, infatti si rischia di rimanere nel generico, rasentando l'ovvio. Sono naturali risposte tipo... "soluzioni di archiviazione elettronica e workflow"..., oppure cercando di "darci un tono" rispondiamo ... "creiamo valore alla tua azienda perchè ci occupiamo di organizzazione aziendale"... è inevitabile che, in ogni caso si parte con il piede sbagliato.

La missione espressa nella home page del portale vorrebbe esprimere, in maniera chiara e sintetica, quello che facciamo veramente: creiamo efficienza. Già, ma come? Sappiamo bene che sia nelle aziende private sia nella pubblica amministrazione, per lavorare servono informazioni che spesso e volentieri provengono dall'esterno o sono generate all'interno nella struttura stessa, per prendere decisioni e queste informazioni si identificano, nella maggior parte dei casi in documenti (cartacei, elettronici, vocali) e servono per gestire una problematica generica che solitamente viene chiamata pratica, fascicolo o esibito. Queste informazioni seguono un flusso a volte prestabilito a volte no.

Se si analizza questo aspetto organizzativo in maniera superficiale, si rischia di fare tutto facile, quindi non si raggiungono gli obiettivi attesi, o ci si avventura in progetti assai complessi e costosi nei quali i risultati, se arrivano, hanno tempi veramente lunghi, tempi che oggi le aziende non si possono più permettere. Sappiamo bene, inoltre che ogni azienda è costituita di persone, ha la sua storia, la sua struttura organizzativa. Quindi, riuscire quindi ad automatizzare un processo, organizzare le informazioni (a noi i documenti ci piace chiamarli così...), riducendo drasticamente l'impatto sulla struttura non è per niente facile, o meglio se qualcuno la fa facile, per noi non è un professionista attendibile.

Sono necessari quindi, sempre a nostro modesto avviso, diversi ingredienti per far sì che un progetto per automatizzare un processo abbia una veloce e semplice implementazione. Proviamo ad analizzarli insieme:

Lo Strumento
Spesso e volentieri adattiamo il nostro modo di lavorare a seconda dello strumento del quale disponiamo:

"se hai in mano un martello tutto quello hai intorno ti sembra un chiodo..."

e in effetti se ci pensiamo bene è così. Non usiamo forse il "campo note" del sistema gestionale perchè non prevede il campo che serva a noi? o con un foglio elettronico gestiamo una mole di dati elevata perchè non sappiamo gestire un database?
La prima buona notizia che vogliamo dare è questa: a prescindere dagli applicativi che si utilizzano per gestire una specifica attività (fatturazione, offerte, disegni tecnici ecc.), una soluzione valida di Business Process Management (workflow) e gestione documentale integrta (IDM) non richiede adattamenti e compromessi, ma nasce proprio per "catturare", "organizzare" e "processare" le informazioni in essi disponibili. Sono, quindi piattaforme e non prodotti, che si pongono ad un livello superiore degli applicativi in uso in azienda. Nella sezione tecnologie troverete ampia documentazione che illustra la potenzialità delle piattaforme che utilizziamo per i nostri progetti.

La Macroanalisi
Il vero punto di partenza per una buona realizzazione di un nostro progetto è partire dalla problematica.
Anche in questo caso può sembrare ovvio e scontato, ma non è così: come identificarla? Qualsiasi manager sa che in azienda esistono due tipi di costi, quelli visibili e quelli non visibili. I primi sono facilmente identificabili dal conto economico, i secondi molto meno, perchè è difficile misurare l'efficienza e l'efficacia delle persone. Uno studio prodotto da infocamere la dice lunga sul tema dell'incremento di efficienza che possiamo dare alle nostre aziende. Inizialmente, sono necessari 2 giorni di attività di analisi riuscire a classificare a livello macro i processi organizzativi, definendone le tipologie di documenti associati, i processi correlati e i costi visibili e non visibili. Successivamente, sarà più semplice per l'azienda decidere su quale area  implementare un progetto di BPM o IDM. Questa attività in Hivetec la chiamiamo Macroanalisi; Ha l'obiettivo di fornire informazioni utili all'azienda per prendere decisioni, per analizzare il ROI dell'investimento.

Il Coinvolgimento delle risorse
Il salto di qualità, sempre in termini di efficienza e organizzazione, un'azienda lo fa quando implementa processi "core", quelli che interessano la vera vita dell'azienda. Solitamente, invece si inizia ad implementare processi di BackOffice, come il ciclo passivo, richieste di acquisto, ferie e permessi ecc. in ogni caso, a prescindere dall'area di implementazione, è fondamentale il coinvolgimento delle risorse umane che faranno parte integrante del progetto. Perchè? molto semplice: spesso e volentieri una pratica va avanti per la "buona volontà" di un collaboratore, il quale consapevole che se non fa quella determinata cosa, che spesso non gli compete, la pratica rimane ferma sulla scrivania. In altri termini, le risorse umane di un'azienda sono una fonte inestinguibile di valore, perchè conoscono l'azienda dal di dentro, fino alle sue viscere... E' impensabile delegare o pretendere dalla tecnologia che sostituisca l'uomo, essa lo aiuta lavorare più velocemente.
Se allora lo studio ci dice che le nostre aziende sostengono costi elevati perchè duplicano un documento in media 19 volte e impiegano circa il 40% del tempo a cercare i documenti che servono per lavorare il nostro collaboratore se coinvolto attivamente nel progetto, non potrà che vedere di buon auspicio l'introduzione di una piattaforma che snellisce e semplifica il lavoro.

La Focalizzazione
Affidereste vostro figlio alla prima baby-sitter che passa per strada? Ovviamente no.

Affidereste l'automazione dei vostri processi aziendali, l'organizzazione dei documenti della vostra azienda, la generazione di CD sostitutivi dei vostri documenti fiscali, in altre parole la vita della vostra azienda ad un fornitore che non è completamente focalizzato su questi argomenti? Decidete voi.

Noi sappiamo per certo, perchè lo verifichiamo ogni giorno sulla nostra pelle, che fare bene questo mestiere non è assolutamente facile, richiede un grosso impegno in termini di competenze e risorse. Rimanere aggiornati sull'evoluzione della normativa, sugli aggiornamenti tecnologici ecc. non è un qualcosa che si può fare a "tempo perso" o in seconda battuta. Un suggerimento: prima di affidare un progetto chiedete al fornitore quante risorse ha focalizzate al 100% su questa attività. spesso e volentieri si hanno delle spiacevoli sorprese...